'Sleutelrol voor terreinmeesters in communicatie met clubs'

In Zwolle is de sectie Sport en Recreatie, eenheid Wijkzaken van de gemeente belast met het onderhouden van de sportaccommodaties. In opdracht van BOR (Beheerders Openbare Ruimte) voeren zes terreinmeesters en een medewerker die zich bezighoudt met het maaien van de velden de diverse werkzaamheden op de sportaccommodaties uit. Daarnaast worden er nog werkzaamheden uitbesteed. Goede communicatie tussen de gemeente en (meestal) voetbalclubs vindt de gemeente Zwolle erg belangrijk.

Om bij de vereniging beter zichtbaar te maken welke werkzaamheden uitgevoerd worden lanceerde de sectie Sport en Recreatie zes jaar geleden een poster. Die moest bijdragen tot een betere communicatie. Volgens Henk Bosman sectiehoofd Sport en Recreatie, vervullen de terreinmeesters stuk voor stuk een sleutelrol in de communicatie tussen de sportverenigingen en de gemeente.

Bosman is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het onderhoud van speelplaatsen, sportaccommodaties en recreatieterreinen. De van oorsprong Drent (57) komt uit de technische wereld. Hij werkte zeventien jaar als docent op een technische school in Coevorden. "In 1992 heb ik de overstap gemaakt naar de gemeente Zwolle en kwam direct terecht in het onderhoud van sportaccommodaties."

Gereedschap aandragen

Sport is belangrijk in het leven van de Zwollenaar. "Het is mijn passie. Ik heb zelf gevoetbald. Op dit moment loop ik af en toe hard, verder vind ik het fijn om te toeren op mijn racefiets. Als ik zou willen kan ik ook aan het werk als sportdocent, want ik heb jaren geleden al de onderwijsbevoegdheid van sportdocent behaald. Toch ga ik dat niet doen, want ik vind mijn werk als sectiehoofd Sport en Recreatie erg leuk om te doen. Wat mijn werk inhoudt? Ik zorg voor de personele begeleiding van de sectie Sport en Recreatie." Het team verantwoordelijk voor de sportaccommodaties bestaat uit een voorman, zes terreinmeesters en een medewerker die alle velden maait in de periode van ongeveer half april tot half november. Iedere terreinmeester heeft de verantwoordelijkheid over een of meerdere sportparken. Zij zorgen voor het beheer en het onderhoud van veertig sportvelden en twintig trainingsvelden die in de stad Zwolle te vinden zijn. "Ik draag het 'gereedschap (tools) aan zodat de medewerkers hun werk op een goede manier kunnen uitvoeren. Dat betekent dat ik er voor zorg dat de medewerkers de beschikking hebben over voldoende informatie, materieel van goede kwaliteit, over de juiste opleiding beschikken en desgewenst worden bijgeschoold. Ook draag ik mijn steentje bij aan een goede communicatie binnen de gemeente, sectie en met de clubs (vooral voetbalverenigingen) waarvoor wij het beheer en onderhoud van de sportaccommodatie verrichten. Een goede organisatie, goed materieel en goed opgeleide vakmensen zijn de bouwstenen voor een goed product", aldus Bosman.

Alle medewerkers hebben het diploma terreinmeester en voorman Johan Jutten heeft juist de cursus Management Sportaccommodaties afgerond. De medewerkers van de gehele afdeling hebben overigens twee jaar geleden een traject gevolgd op basis van EVC. (Eigen Verworven Competenties) Dit traject had onder andere als doel de communicatie met de burger en de onderlinge communicatie te verbeteren. Bosman: "Daar zijn wij volgens mij aardig in geslaagd. Medewerkers werken nu bewuster en geven elkaar beter feedback."

Poster

Zes jaar geleden heeft de sectie Sport en Recreatie een poster ontwikkeld die bestemd was voor de voetbalclubs waarvoor zij het beheer en onderhoud aan de accommodaties verrichten. "Wij hadden de indruk dat de verenigingen dachten dat onderhoud van velden alleen maar uit maaien bestond terwijl dit slechts tien procent van het totale werk inhoud. Wij wilden met de posters over de overige werkzaamheden meer duidelijkheid verschaffen en hebben de clubs gevraagd om de posters in de kantine op te hangen. De kop van de poster luidt: Wij laten de bal voor u rollen. Op de poster staan de verschillende activiteiten vermeld, voorzien van een korte omschrijving met periodevermelding waarin de diverse werkzaamheden op de sportvelden gedurende het jaar door ons uitgevoerd worden Daarbij gaat het onder andere om bemesten, maaien, verticuteren, onkruidbestrijding, egaliseren/ uitvullen, in- doorzaaien en het onderhoud beplanting."

Het sectiehoofd weet niet of de verenigingen de poster nog steeds in hun clubhuis hebben hangen. "Als ik zo naar de poster kijk, zie ik dat de informatie die er op staat al enigszins gedateerd is. Maar zoals gezegd is de poster ook al zes jaar oud. Het is wellicht een goed idee om er nog eens goed naar te gaan kijken, veranderingen aan te brengen, nieuwe posters te laten drukken en die opnieuw bij de verenigingen uit te delen."

Verandering werkzaamheden

Bosman vertelt dat de werkzaamheden van de terreinmeesters op de Zwolse sportvelden de afgelopen jaren enigszins veranderd zijn. "Dat komt onder andere door de komst van kunstgrasvelden. Op dit moment hebben wij elf kunstgrasvelden bij voetbalclubs in ons beheer en onderhoud en daarnaast doen wij het beheer en onderhoud van een hockeyveld, een honk- en softbalveld en de atletiekbaan. Met het kunstgrasveld in het FC Zwolle stadion hebben we overigens niks te maken, want dat is particulier eigendom."

Volgens het sectiehoofd heeft de komst van kunstgras gezorgd voor kostenbesparingen. "Voor het onderhouden van natuurgras hebben de terreinknechten ieder jaar 150 uur per veld nodig. Kunstgras heeft veel minder onderhoud nodig en bij deze velden hebben de terreinknechten jaarlijks voldoende aan gemiddeld vijftig uur onderhoud." Het sectiehoofd is een voorstander van kunstgras, omdat veel Zwolse voetbalclubs te kampen hebben met capaciteitsproblemen waarbij uitbreiding van natuurgrasvelden niet mogelijk is. Hierdoor werden de bestaande natuurgrasvelden te zwaar belast "Het voordeel van kunstgras is dat het multifunctioneel is (het is zowel te gebruiken om op te trainen en om wedstrijden op te spelen) én dat onder een constant goede kwaliteit van de grasmat, ongeacht de weersomstandigheden. Ik hoor vanuit de vereniging ook alleen maar positieve geluiden over het gebruik van kunstgras.

Terug naar de communicatie met de verenigingen. Als het om communicatie gaat met clubs vervullen de terreinmeesters volgens Bosman een sleutelrol. "Wij vinden het erg belangrijk dat de terreinmeesters goed communiceren met clubs en dat de signalen serieus genomen worden. Zij zijn veelvuldig bij de verenigingen te vinden en weten dus precies welke zaken er spelen."

Aan een club zijn altijd een accommodatiebeheerder en een consul verbonden en die onderhouden nauw contact met de terreinmeester. In negen van de tien gevallen komen zij er onderling wel uit wanneer een van hen op problemen stuit. Komt men er niet uit dan is de voorman het eerste aanspreekpunt. Volgens hem verloopt de communicatie tussen de sectie Sport en Recreatie van de gemeente Zwolle en de clubs uitstekend. "En dat is te danken aan een goede organisatie maar vooral ook aan het werk dat de terreinmeesters verrichten. Doordat zij heel vaak op de sportaccommodaties aanwezig zijn, weten ze precies wat er speelt binnen een club en kunnen dus direct maatregelen nemen wanneer er oneffenheden zijn. De lijnen zijn kort en dat zorgt voor een uitstekende communicatie."

Om te voorkomen dat de terreinmeesters van de gemeente Zwolle vastroesten bij de clubs waar ze werkzaam zijn, wordt er eens in de vier tot zes jaar gewisseld van clubs. Bosman: "Dit systeem werkt uitstekend. Vaak komen de terreinmeesters met nieuwe ideeën nadat ze andere sportaccommodaties onder hun hoede hebben gekregen."

Overlegmomenten

Iedere dinsdagmorgen komen de terreinmeesters even bij elkaar op initiatief van de voorman. Bosman: "Een van de doelen van dit werkoverleg is er om voor te zorgen dat de neuzen van de terreinmeesters dezelfde kant op blijven staan en werkzaamheden die gezamenlijk moeten gebeuren op elkaar afgestemd worden. Een eenduidige aanpak van werkzaamheden en ook communicatie naar verenigingen toe is belangrijk. Verenigingen weten heel snel wat op het ene park wel en het andere niet kan. Op deze manier wordt voorkomen dat de medewerkers uit elkaar groeien."

De beheerder, sectie Sport en Recreatie en het bestuur van de verenigingen vergaderen één keer per jaar. Dat is een zogenaamd gebruikersoverleg. "Tijdens deze vergadering bespreken we de voortgang van de werkzaamheden bij de desbetreffende club en praten we over eventuele wensen en problemen. Dit wordt in een verslag vastgelegd. Uiteraard is er wanneer nodig tussentijds contact. Wij vinden dat het uitstekend gaat op deze manier", besluit Bosman.

Tevreden

Roel van 't Oever was in de dertien jaar voor 2005 voorzitter van zaterdageersteklasser VV Berkum. Op dit moment is hij lid van een van de bestuursgroepen."Ik was en ben erg tevreden over de wijze van communiceren met de gemeente. Het voetbal staat centraal. De terreinmeesters zijn de beste communicators. Zij staan heel dicht bij de club en dat is de verdienste van Henk Bosman. De poster kan ik me overigens niet meer voor de geest halen."

"De communicatie met de afdeling wijkzaken verloopt goed", zegt preses Jan ter Burg van SV HTC. 'Wij vinden het fijn dat er op regelmatige basis overlegd wordt. Over het bestaan van een poster weet ik niks."